In fünf Thesen wird das Verfahren für die ERP Auswahl mittelständischer Unternehmen kritisch beleuchtet.

Kritik ist die eine Seite, die andere ist eine konkrete Handlungsempfehlung für einen schnellen und effizienten Auswahlprozess.

Dieser Beitrag ist als Frage - Antwort Szenario ausgelegt. Keine Angst, üblicherweise führe ich keine Selbstgespräche.

Hierbei fließen meine Erfahrungen von beiden Seiten des Auswahlprozesses ein. Ich war auf der Kundenseite für die Auswahl eines ERP Systems verantwortlich und werde in meinem Beruf täglich mit unterschiedlichsten Auswahlverfahren konfrontiert und kann daher die Anbietersicht ebenfalls vertreten.

These 1: ERP Auswahl ist Managementaufgabe

Häufig findet die Vorauswahl von ERP System unter der Ägide von IT-Leitern oder Teams aus den Fachabteilungen statt.

Was ist falsch daran?

Grundsätzlich ist dagegen nichts einzuwenden, wenn das Management die Ziele und strategischen Rahmenbedingungen klar definiert hat.

Von der oft geforderten Einfachheit der Geschäftsprozesse, ist der ERP-Auswahlprozess selbst jedoch meist weit entfernt!

Im Vergleich zu anderen Investionsentscheidungen wird das Thema IT oft vernachlässigt. Bei der Anschaffung eines Laser-Blechbearbeitungszentrums wirkt das Management aktiv und treibend mit, weil eine solche Maschine ja produktiv arbeitet.

IT hat beim Management häufig den Status eines reinen Kostentreibers. Für ein Maschine wird oft tiefer in die Tasche gegriffen, als für IT Investitionen.

Das Management hat jedoch immer Pläne, Ziele und Strategien, die oft nur durch den Einsatz von IT kostengünstig realisiert werden können. Manchmal steht am Ende der Wunsch, ein Bearbeitungszentrum an die IT Landschaft anzubinden. Wenn solche Aspekte weder bei der Beschaffung der Maschine noch bei der Softwarebeschaffung berücksichtigt werden, wird es teuer. Das kann jedes Unternehmen bestätigen, das einen OPC Prozessor nachrüsten ließ. Daher sind solche Vorgaben enorm wichtig.(Das angeführte Beispiel hat sich genau so in der Realität ereignet!)

Welche Gefahren birgt das Fehlen solcher Vorgaben?

Aus meiner Sicht besteht die Gefahr, dass im Auswahlprozess eher äusserliche Themen in den Vordergrund geraten. So wird z.B. ein Produkt mit smarter Oberfläche besser bewertet als ein Produkt, das funktional die Anforderungen des Unternehmens besser treffen würde.

So hat ein namhaftes Unternehmen, mit einer basisdemokratischen Entscheidung eine Software ausgewählt, die anderen Softwareprodukten funktional unterlegen war. Kernaspekte wie weitreichende Internationalität, Intercompany-Prozesse und selbst einfache Funktionen wie Kanban-Abwicklungen fehlen dieser Software.

Halten Sie sich fest: "Die Oberfläche der anderen ist nicht so schön und so flexibel!" Halten Sie sich nochmal fest: " Es wird von der GL keine Entscheidung gegen das Team geben!" und weil es so schön ist noch ein dritter Aspekt aus dem Sie jetzt Halt suchen sollten: Ein GF des Unternehmens sagte einmal sinngemäß: "Die IT behindert mein Geschäft!". Gut geklagt, aber nicht gegengesteuert!

Worauf  ist dieses Verhalten der Auswahlteams zurückzuführen?

Ich glaube niemand kann abstreiten, dass der eine oder andere Angst vor Veränderungen hat. Je näher also ein Produkt an die gewohnte Umgebung herankommt, um so sympathischer wird es dem Anwender. Daher ist es wichtig, dass ein Auswahlteam aus Veränderern und nicht aus Bewahrern besteht. Auch sollte die Anzahl der Teammitglieder restriktiv gehandhabt werden. Mir ist teilweise unverständlich, dass Entscheidungen über den Bau eines Werk in Asien von ein bis zwei Köpfen des Unternehmens getroffen werden, während ERP Entscheidungen manchmal basisdemokratisch herbeigeführt werden sollen.

Dies setzt den Stellenwert eines ERP Systems auf ein anderes, niedrigeres Niveau als andere unternehmenskritische Entscheidungen. Natürlich ist Akzeptanz des Systems bei den Anwendern wichtig. Dennoch halte ich es zunächst für wichtig, die strategischen Anforderungen an erster Stelle zu berücksichtigen. Ein ERP System soll in letzter Konsequenz Informationen für künftige Managemententscheidungen liefern, deshalb ist das WAS ein System vermag viel wichtiger als das WIE.

Jede Führungskraft weiß, dass vielen Mitarbeitern die Tragweite einer strategischen Entscheidung, oft erst gewahr wird, wenn sich Erfolge einstellen.

Welche Vorteile hat die Vorentscheidung des Managements?

Diese Entscheidung spart Zeit und bares Geld. Der ERP Markt ist für den Mittelstand recht unübersichtlich. Dennoch lassen sich bestimmte Kernkriterien relativ leicht recherchieren.

Welche Kriterien sind das?

Unter der Voraussetzung, dass ein mittelständisches Unternehmen aufgrund negativer Erfahrungen mit einer durch Programmierung immer weiter angepasster Software eine Strategie Richtung Standardsoftware verfolgt ist dies zum Beispiel Internationalität, was nicht allein die Sprachfähigkeiten des Systems, sondern auch die rechtlichen Aspekte beinhaltet. Dies kann über Referenzen in den jeweiligen Ländern hinterfragt werden. Referenzen sind überhaupt ein wichtiges Thema. Bei welchen Unternehmen mit ähnlicher Typologie und ähnlicher Größe ist ein Softwareprodukt eingesetzt. Wie weit muß ich zu einer solchen Referenz reisen? Heißt die IT- Strategie z.B. Konsolidierung einer heute heterogenen IT-Landschaft, dann ist die Funktionbreite eines Systems im Standard leicht zu ermitteln.

Auch Aspekte der Investitionssicherheit liegen relativ offen, z.B. seit wann existiert der Softwareanbieter, welches Weiterentwicklungspotential im Standard steckt in der Software.

Welche negativen Folgen hat ein freier Auswahlprozess?

Er führt dazu, dass zuviele Systeme evaluiert werden müssen, die den strategischen Anforderungen eigentlich nicht gewachsen sind. Ein Team von 5 Mitarbeitern ist allein mit der Evaluierung von 3 Anbietern u.U. 2-3 Monate beschäftigt, und dies sehr häufig mit dem falschen Fokus.

Falscher Fokus?

Ja, natürlich werden Anforderungskataloge und Pflichtenhefte erstellen. Manchmal sogar Prozessbeschreibungen. Natürlich basieren diese Dokumente auf dem jeweiligen Kenntnisstand der Ersteller. Dadurch kann der eine oder andere Anbieter die Stärken der Software nicht mehr darstellen. Diese Stärken werden dann auch bei Auswahl nicht berücksichtigt.

Dann sind doch Ausschreibungsplattformen mit Standardkatalogen hilfreich?

Sicher hat diese Dienstleistung Konjunktur. Sie ist für viele Unternehmen sicherlich sinnvoll. Dennoch birgt auch diese Methode Gefahren. Selbst ich, der ich von der Anbieterseite kommen, kann den Sinngehalt mancher Anforderungen in einem 3000 Kriterienkatalog nicht immer erfassen. Überlasse ich die Auswahl einem Mitarbeiter, dann wird er ein Kriterium immer sicherheitshalber als relevant kennzeichnen, wenn er es nicht einordnen kann.

Ein Anbieter der aufgrund eines solchen Kataloges eine seriöse Aufwandschätzung abgibt, fällt vielleicht schon durch das Budgetraster, obwohl er der richtige Partner gewesen wäre.Ich gehe in meiner 5. These nochmal darauf ein.

These 2: Jedes Unternehmen hat Erfolgs- und Standardprozesse. Damit hat jedes Unternehmen auch einen IT Fokus

Mittelständische Unternehmen waren seit jeher erfinderisch, um sich vom Wettbewerb abzugrenzen.

Auch im Bereich der Geschäftsprozesse haben sich Praktiken herausgebildet, die einen Wettbewerbsvorteil bieten. Es gilt genau diese Prozesse zu identifizieren.

Welche Kriterien würden Sie zur Identifizierung heranziehen?

Das ist im Grunde sehr einfach! Ein solcher Prozess bringt messbaren Nutzen in Form von Mehrerlösen und niedrigeren Kosten.

Welchen Zweck verfolgt Ihre These?

Auch das ist einfach. Die Individualisierung einer ERP Software kann auf diese Erfolgsprozesse reduziert werden, während alle anderen Prozesse im Softwarestandard abgewickelt werden können. Dies reduziert die Einführungsdauer und damit die Kosten.

Die erklärt auch, weshalb Standardkataloge nicht immer den gewünschten Erfolg bei der Auswahl bringen , denn sehr oft sind solche, als kritisch gekennzeichnete Prozesse eher Nebenschauplätze, die weder grossen Einfluss auf Kosteneinsparungen noch auf Erlöse haben.

These 3: Bei der ERP Auswahl gibt es keine 100% Sicherheit sondern nur 100% Vertrauen

Viele Unternehmen glauben, wenn sie im Vorfeld möglichst viele Funktionen und Prozesse anschauen, steigern sie die Sicherheit bei der Auswahl.

Ist das nicht so?

Aus meiner Sicht nicht. Vor der Ehe präsentiert sich jeder Partner von seiner besten Seite, wobei auch ein bewusstes Verstellen nicht selten ist. In der Branche werden solche Auswahlverfahren auch "Beauty Contest" genannt und wer geht schon ungeschminkt zu einer Miss-Wahl?

Die Plausibilität und die Logik eines komplexen ERP Systems während eines Workshops zu erfassen ist ein unmögliches Unterfangen.

Leider gibt es Auswahlberater die diese Beauty Contests stark forcieren. Dabei geht nicht um Verstehen, sondern häufig um das Abspulen von Anforderung, teilweise ohne Zusammenhang und im Eiltempo. Mit der Stoppuhr wird gemessen, ob die Vorgaben eingehalten werden. Fragen der Teilnehmer werden nicht zugelassen, weil sie den Zeitplan durcheinanderbringen! ERP komplett in 4 Stunden wird von einer bekannten Auswahlunterstützungsplattform und der Partner strikt durchgeführt. Der Kunde darf diese 4 Stunden dann 3-4 mal erleben.

Meine Kunden haben immer wieder bestätigt, die Vor-und Nachteile eines Systems erst durch eigene Erfahrung in Projekt und Anwendung wirklich erfasst zu haben.

Wie bekommt man Sicherheit?

Wenn die strategischen Themen vom Anbieter erfüllt werden, dann

durch den Kontakt mit Referenzen. Diese Referenzen sollten sie selbst aus einer Kundenliste des Anbieters auswählen.

Vor allem der Kontakt mit dem Management ist wichtig.

So bekommt man einen objektiveren Eindruck.

Jeder Anbieter, der behauptet, es hätte während eines Projektes nicht auch das eine oder andere Problem gegeben, verstellt sich, um nicht zu sagen, er lügt!

Deshalb sollte man auch solche Problem offen diskutieren, damit sie sich im eigenen Projekt vermeiden lassen. Denn oft lagen die Probleme nicht allein auf der Anbieterseite.

Projekte werden von Menschen gemacht, deshalb sind gerade menschliche Aspekte wichtig.

Vorsicht ist geboten, bei der Forderung die Projektberater kennenzulernen.

Da die Anbieter meist von Dienstleistungsprojekten leben ist die Vorstellung einer konsistenten Projektmannschaft nur bei fixiertem Termingerüst seriös möglich.

Ihnen würde es auch nicht Gefallen, wenn die Projektberater Ihres Projektes Termine absagen, um zu einer Verkaufsveranstaltung zu gehen.

Verschiebt sich ein Projektstarttermin, dann kann dies massive Auswirkungen auf die Ressourcensituation haben. Kein Anbieter akzeptiert "Leerlaufzeiten" in der Beratung. Die vorgestellten Berater sind dann oft anderweitig eingesetzt.

Externe Berater weisen den Kunden richtigerweise auf die eminente Bedeutung von Personen hin. Die Maßnahmen zur Absicherung dieser Forderung sind jedoch eher fragwürdig.

Vertrauen heißt an dieser Stelle, dem Anbieter zu vertrauen, dass er die richtigen Berater einstellt. Ein Erfahrungsmix im Beratungsteam ist die Regel, wäre das nicht der Fall, so könnten sich keine erfahrenen Berater bilden. Für jeden Berater gab es einmal das erste Mal!

These 4: Die Auswahl von ERP Systemen erfordert weibliche Intuition

Bei der Partnerwahl haben kluge Frauen von jeher einen viel größerer Wert auf innere Qualitäten gelegt, als auf den Waschbrettbauch. Letzeren kann man dem Partner immer noch antrainieren, wenn er erstmal gewonnen ist. Kluge Männer sind da oft anders gestrickt (Sorry, Geschlechtsgenossen ;-))

Spaß beiseite. Die Anpassung der Optik ist bei den meisten System möglich, wenn auch nicht immer erforderlich. Eine Anpassung der Funktionen oder gar eine Schaffung von nicht vorhandenen Funktionen ist wesentlich problematischer.

Oft wird ein "anders funktionieren" mit einem "nicht funktionieren" verwechselt, die Folge sind oft unnötige Anpassungen.

Solche Anpassungen spielen oft nicht optimal mit dem Softwarestandard zusammen. Dadurch wird das eigentliche Ziel der Prozessverbesserung und Kosteneinsparung verfehlt.

Bei der Auswahl ist dies zu berücksichtigen, ebenso wie die Notwendigkeit von Schnittstellen.

Schnittstellen sind häufig die Quelle von Problemen und erfordern ständige Aufmerksamkeit. Veränderungen auf einer Seite der Schnittstelle können massive Schwierigkeiten auf der anderen Seite heraufbeschwören.

Schnittstellen sind da angezeigt, wo ein Unternehmen bewusst den sogenannten "Best of Breed" Ansatz fährt, mit dem Ziel in allen Unternehmensbereichen ausschließlich Expertensysteme zu fahren. Solche Unternehmen haben aber auch ein unerschöpfliches Budget.

Es gibt auch Funktionen für die ein ERP System einfach nicht geschaffen wurde. Das sind z.B. CAD Funktionen. Hier sind Schnittstellen zwingend erforderlich.

These 5: Detaillierte Auswahlverfahren zwingen manchen Anbieter in eine gewisse Unseriosität

Diese These mag provokant wirken, trifft aber den Kern ziemlich genau.

Jeder Anbieter möchte natürlich den Kunden gewinnen. Hat er einen Anforderungskatalog, ein Pflichtenheft oder ein Lastenheft mit 1000, 2000 oder gar 3000 Kriterien und die Unternehmensgrösse oder andere Kennzahlen, dann kann er abschätzen, wieviel Budget diesem Unternehmen zur Verfügung stehen könnte.

Sein Erstangebot ist darauf ausgerichtet, weil er darauf spekuliert, dass viele Anforderungen dem Interessenten durch externe Berater "in den Mund gelegt" wurden.

Wer dieses Spiel i.d.R  nicht mitgespielt scheiter oft im Vorauswahlprozess aus Kostengründen.

Aus zuverlässigen Quellen weiß ich jedoch, das mancher Anbieter, der den Zuschlag erhielt, oft nicht die Budgetgrenzen eingehalten hat, sondern im Change Request Verfahren Non Standard Funktionen eingefordert hat.

Wie kann das funktionieren?

Wenn ein Interessent erstmal 3-6 Monate im Projekt steckt, hat er oft keine andere Chance, als dem Mehraufwand zuzustimmen. Denn ein Projekt zu stoppen hat viele negative Aspekte, angefangen vom Eingeständnis einer Fehlentscheidung, bis hin zu Verschwendung von Zeit und Ressourcen.

Zusammenfassung

Können Sie eine konkrete Empfehlung für ein ERP System geben?

Gegenfrage: Welcher Mann ist der richtige für Frau X?

Die Antwort auf diese Frage hängt von vielen individuellen Kriterien ab. Ich bin dafür, dass Unternehmen diese Entscheidung anhand dieser Kriterien treffen.

Das Ergebnis wird von Unternehmen zu Unternehmen so unterschiedlich sein, wie die Vielfalt der geeigneten Systeme!